Polityka Prywatności Akademia Odważnej Mowy

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Akademia Odważnej Mowy (dalej: „Akademia”, „my”, „nas”) w związku z korzystaniem z naszych usług z zakresu publicznych wystąpień, w tym udziałem w szkoleniach, warsztatach, wydarzeniach oraz odwiedzaniem naszych stron internetowych i profili w mediach społecznościowych.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Akademia Odważnej Mowy z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Polska).

1.3. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz przepisami prawa polskiego.

2. Zakres przetwarzanych danych osobowych

2.1. W ramach naszej działalności możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy (jeśli dotyczy),
• dane kontaktowe: adres e‑mail, numer telefonu, adres korespondencyjny (jeśli konieczny),
• dane związane z rozliczeniami: dane do faktury (NIP, adres siedziby, dane firmy), informacje o dokonanych płatnościach,
• dane dotyczące udziału w szkoleniach i wydarzeniach: informacje o zapisach, obecności, uzyskanych certyfikatach, preferencjach szkoleniowych,
• dane przekazywane dobrowolnie w korespondencji z nami: treść wiadomości, opinie, informacje o oczekiwaniach wobec szkolenia, ewentualne nagrania próbek wystąpień, jeśli zostały nam przekazane,
• dane techniczne powiązane z korzystaniem z naszych serwisów online: adres IP, pliki cookies oraz podobne technologie (szczegóły w sekcji dotyczącej plików cookies), dane o aktywności na stronie.

2.2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do zawarcia umowy, realizacji szkolenia czy wystawienia faktury. Brak podania danych może uniemożliwić świadczenie usług.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

(a) Realizacja usług i umów

• obsługa zapisów na szkolenia, warsztaty i wydarzenia,
• kontakt organizacyjny (np. potwierdzenie udziału, informacje o terminach, zmianach),
• przygotowanie i prowadzenie zajęć (stacjonarnych lub online) z zakresu publicznych wystąpień,
• wystawianie certyfikatów, zaświadczeń i potwierdzeń udziału. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem).

(b) Realizacja obowiązków prawnych

• wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych,
• realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych,
• przechowywanie dokumentacji wymaganej przez przepisy prawa. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

(c) Prowadzenie komunikacji i obsługa zapytań

• udzielanie odpowiedzi na wiadomości, zapytania ofertowe, prośby o informacje,
• prowadzenie korespondencji e‑mailowej, telefonicznej lub poprzez formularze kontaktowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO (uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji z osobami zainteresowanymi naszą ofertą).

(d) Marketing i promocja usług

• przesyłanie informacji o nowych szkoleniach, warsztatach, wydarzeniach, promocjach,
• prowadzenie newslettera (jeśli jest dostępny),
• prezentacja opinii uczestników (po wcześniejszym uzyskaniu zgody, jeśli pozwalają one na identyfikację osoby),
• działania remarketingowe oraz statystyczne związane z zainteresowaniem ofertą. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – np. na komunikację marketingową drogą elektroniczną) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na promowaniu działalności Akademii). W każdym czasie możesz wycofać zgodę na komunikację marketingową.

(e) Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

• dochodzenie roszczeń związanych ze świadczonymi usługami,
• obrona przed ewentualnymi roszczeniami,
• archiwizacja dokumentów na potrzeby dowodowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na ochronie naszych praw).

(f) Analiza i ulepszanie usług

• analiza jakości szkoleń, potrzeb uczestników i skuteczności metod nauczania,
• badania satysfakcji uczestników,
• ulepszanie programu zajęć, materiałów oraz formy przekazu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes polegający na rozwoju i doskonaleniu oferty).

4. Dane szczególnej kategorii

4.1. Co do zasady nie zbieramy i nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia, poglądów politycznych itp.). Jeśli jednak w ramach komunikacji dobrowolnie przekażesz nam takie informacje (np. o niepełnosprawności w celu dostosowania formy szkolenia), będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji tego celu, na podstawie Twojej wyraźnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a w zw. z art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

5. Odbiorcy danych osobowych

5.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, prawne, doradcze,
• dostawcom narzędzi informatycznych, hostingu, systemów mailingowych, platform szkoleniowych online,
• firmom obsługującym płatności elektroniczne i bankom,
• firmom kurierskim, pocztowym (jeśli wysyłamy materiały fizyczne lub dokumenty),
• innym podmiotom współpracującym przy organizacji wydarzeń (np. wynajmującym sale szkoleniowe), w zakresie niezbędnym do realizacji celu.

5.2. Każdorazowo dbamy o to, aby podmioty te przetwarzały dane osobowe zgodnie z prawem, na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych zadań.

5.3. Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeśli korzystanie z określonych narzędzi (np. platform komunikacji, newslettera) wiązałoby się z takim przekazaniem, będzie ono oparte na odpowiednich mechanizmach zapewniających poziom ochrony zgodny z RODO (np. standardowe klauzule umowne). W takim przypadku poinformujemy Cię o tym w sposób zgodny z prawem.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Dane osobowe będą przechowywane przez okres:

• niezbędny do realizacji umowy i świadczenia usług (w tym obsługi reklamacji),
• wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych – co do dokumentacji księgowej (zazwyczaj do 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy),
• wymagany do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (do upływu terminów przedawnienia wynikających z przepisów prawa),
• do czasu wycofania zgody – w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody (np. zgoda marketingowa),
• do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu – w zakresie przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora, jeśli taki sprzeciw zostanie przez prawo uwzględniony.

6.2. Po upływie odpowiednich okresów dane będą trwale usuwane lub anonimizowane.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

7.1. W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, to w jakim zakresie,
• prawo do sprostowania danych – poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeśli dane nie są już niezbędne do celów, w których były przetwarzane, lub cofniesz zgodę, a brak będzie innej podstawy przetwarzania,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub sprzeciwiasz się ich przetwarzaniu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe),
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w szczególności wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora lub wobec przetwarzania w celach marketingu bezpośredniego,
• prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

7.2. W celu skorzystania z powyższych prawa możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem danych kontaktowych podanych w materiałach Akademii lub na naszej stronie internetowej.

7.3. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych w Polsce (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa.

8. Pliki cookies i technologie podobne

8.1. Nasze serwisy internetowe mogą wykorzystywać pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz inne podobne technologie (np. lokalne przechowywanie danych w przeglądarce) w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony (cookies techniczne),
• zapamiętywania wybranych ustawień i preferencji użytkownika,
• prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin strony,
• prowadzenia działań marketingowych i remarketingowych (jeśli takie działania są stosowane).

8.2. Wykorzystywanie cookies opiera się na uzasadnionym interesie administratora (zapewnienie funkcjonalności serwisu) oraz/lub Twojej zgodzie – w szczególności w przypadku cookies marketingowych i analitycznych, jeśli wymaga tego prawo.

8.3. Masz możliwość zarządzania ustawieniami cookies z poziomu swojej przeglądarki internetowej, w tym ich blokowania lub usuwania. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może jednak wpłynąć na działanie i wygodę korzystania z serwisu.

9. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

9.1. Dane osobowe w ramach naszej działalności co do zasady nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływających.

9.2. Możemy prowadzić zwykłe działania analityczne i marketingowe (np. dostosowywanie treści newslettera do ogólnych zainteresowań) – nie będzie się to jednak wiązało z podejmowaniem decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu RODO.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

10.1. Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

10.2. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione przez nas i zobowiązane do zachowania poufności.

11. Zmiany Polityki Prywatności

11.1. Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, m.in. w przypadku zmiany przepisów prawa, rozwoju naszych usług lub zmiany stosowanych technologii.

11.2. Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie zawsze dostępna w miejscu, w którym jest ona udostępniana (np. na stronie internetowej Akademii Odważnej Mowy). Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z jej treścią.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i ma zastosowanie do wszystkich usług świadczonych przez Akademia Odważnej Mowy w zakresie publicznych wystąpień, o ile odrębne regulaminy lub umowy nie stanowią inaczej.